Medisch dossier

U heeft als patiënt recht op een zorgvuldig bijgehouden en veilig bewaard medisch dossier. U heeft het recht om uw patiëntendossier in te kijken en/of op een afschrift hiervan.
Daarnaast is het ook mogelijk om een zorgverlener uit te sluiten van inzage in uw dossier.

Inzage van uw medisch dossier via mijnzol.be

U kan uw medisch dossier digitaal raadplegen op mijnzol.be en wel voor de volgende gegevens:

  • Brieven, microbiologie en radiologie uitslagen sinds 01/08/2019
  • Laboratorium uitslagen sinds 01/09/2015

Gegevens ouder dan deze data zijn raadpleegbaar door uw huisarts. Deze heeft toegang tot uw globaal medisch dossier (indien u hier toestemming toe heeft gegeven). Tevens behoort een afschrift van uw medisch dossier tot de mogelijkheid.

Afschrift van uw medisch dossier

Wenst u een afschrift van uw medisch dossier of inzage, dan vindt u hieronder de nodige informatie om uw aanvraag te vervolledigen. De behandelend arts kan worden geïnformeerd over uw vraag tot afschrift of inzage.

Verder kan u ook terecht bij uw huisarts, gezien deze toegang heeft tot uw globaal medisch dossier (indien u hier toestemming toe heeft gegeven) incl. verslagen, laboresultaten en medische beelden.
 

Ik vraag een afschrift of inzage in mijn eigen medische dossier

Welke personen hebben het recht tot afschrift of inzage?

De patiënt is meerderjarig:

  • Enkel de patiënt zelf

De patiënt is minderjarig (jonger dan 18 jaar):

  • De ouders/voogd mits voorlegging van een bewijs van ouderschap (vb. geboorteakte van het kind)
  • De patiënt zelf vanaf 16 jaar of als de arts van oordeel is dat rekening houdend met de leeftijd en maturiteit de patiënt zelf zijn/haar rechten kan uitoefenen.

Bij een wilsonbekwame patiënt hebben volgende personen recht hiertoe:

  • De houder van de zorgvolmacht
  • Een vertegenwoordiger van patiënt
    • Formele vertegenwoordiger: deze werd voorafgaand schriftelijk benoemd door de patiënt en heeft voorrang op de informele vertegenwoordiger.
    • Informele vertegenwoordiger: echtgenoot/partner of verder in dalende lijn: meerderjarig kind, ouder, meerderjarige broer/zus.

Nuttige documenten:

Indien de aanvraag online gebeurd kunnen deze documenten geüpload worden. Indien de aanvraag via e-mail of per post gebeurd, moeten deze documenten afgeprint worden en verstuurd met de eventuele aanvraag.

Waar heeft u geen recht op?

U ontvangt enkel informatie met betrekking tot uzelf. De persoonlijke notities van de beroepsbeoefenaar en gegevens die betrekking hebben op derden komen niet in aanmerking voor inzage noch voor afschrift.

De beroepsbeoefenaar kan het afschrift weigeren indien hij/zij over duidelijke aanwijzingen beschikt dat de patiënt onder druk wordt gezet om een afschrift van zijn/haar dossier aan derden te bezorgen.

Wat bij overlijden?

Het is niet mogelijk een afschrift van het dossier van een overleden patiënt te verkrijgen. Verwanten van de overledenen hebben enkel onrechtstreeks (via een aangeduide beroepsbeoefenaar vb. huisarts) recht op inzage in het patiëntendossier. Men noemt dit onrechtstreekse inzage. Enkel en alleen onder het samen voorkomen van onderstaande drie voorwaarden (verwantschap, motivatie en ontbreken van verzet) heeft u recht op onrechtstreekse inzage:

  1. verwantschap: als u de echtgenoot, wettelijk samenwonende partner of bloedverwant bent tot en met de tweede graad (ouder, kind, broer/zus, kleinkind, grootouder).
  2. als u een voldoende gemotiveerd belang heeft dat opweegt tegen de privacy van de overleden patiënt (bijvoorbeeld het vermoeden van een medische fout, opsporen van familiale antecedenten en dergelijke…) en als je een geldig bewijs van verwantschap kan voorleggen (bijvoorbeeld geboorteakte van de overleden patiënt, attest van gezinssamenstelling, kopie huwelijksakte, ...).
  3. als er geen uitdrukkelijk verzet van de patiënt was tijdens zijn/haar leven.

Indienen van de aanvraag

Uitsluitend schriftelijke aanvragen (via de website, per e-mail of per post) worden aanvaard en behandeld. Telefonische aanvragen worden niet behandeld daar de aanvragende persoon niet geverifieerd kan worden.

De aanvraag kan als volgt gebeuren:

  1. Online via de onderstaande link:
  2. Per e-mail: u stuurt het betreffende document samen met een kopie van het identiteitsbewijs aan medisch.archief@zol.be . Behalve in geval van een klacht of inzage na overlijden richt u het aanvraagformulier rechtstreeks aan de Ombudsdienst (ombudspersoon@zol.be).
  3. Per post: u stuurt het betreffende document samen met een kopie van het identiteitsbewijs aan Dienst medisch Archief ZOL, Synaps Park 1, 3600 Genk. Behalve in geval van een klacht of inzage na overlijden richt u het aanvraagformulier rechtstreeks aan Ombudsdienst ZOL, Synaps Park 1, 3600 Genk.

Aflevering/inzage van het medisch dossier

Binnen een termijn van 15 kalenderdagen na ontvangst van uw aanvraag wordt deze behandeld.

Er worden geen dossiers gemaild naar patiënten. Dit kan enkel aangetekend of via een beveiligde mail naar een arts (zorgverlener).

Voor aanvragen gericht aan het medisch archief zal u verwittigd worden op het moment dat het dossier is afgehandeld. Het dossier zal aangetekend verzonden worden.

In geval van een aanvraag bij de ombudsdienst wordt u gecontacteerd door een medewerker van deze dienst. Er wordt een afspraak gemaakt voor inzage of ophaling. U dient op dat moment in alle gevallen een identiteitsbewijs voor te leggen. Voor een onrechtstreekse inzage wordt steeds een afspraak gemaakt met de aangeduide beroepsbeoefenaar. Het dossier kan op het afgesproken moment worden ingezien op de ombudsdienst in aanwezigheid van een medewerker.

Met bijkomende vragen kan u terecht bij

Medisch archief:

Ombudsdienst:

 

Uitsluiting van een zorgverlener

Elektronisch patiëntendossier (EPD)

Het ziekenhuis houdt een elektronisch patiëntendossier (EPD) bij waarin administratieve, medische, verpleegkundige en paramedische gegevens worden opgeslagen. Dit is essentieel voor het bieden van kwalitatieve zorg en het garanderen van continuïteit van de zorg.

Toegang tot dit dossier is strikt geregeld. Alleen zorgverleners die een therapeutische relatie met u hebben — dus betrokken zijn bij uw zorg — mogen uw dossier inkijken. Alle zorgverleners zijn bovendien gebonden aan het beroepsgeheim.

Uitzonderlijke toegang 

In sommige situaties is toegang tot het dossier noodzakelijk, ook zonder dat er sprake is van een directe therapeutische relatie.

Enkele voorbeelden:

  • Een klinisch bioloog of laborant die een staal ontvangt, moet informatie in uw dossier kunnen raadplegen.
  • In het kader van klinische studies kunnen onderzoekers medische gegevens bekijken.
  • Een huisarts belt met vragen over een behandeling in het verleden.
  • Je komt bewusteloos op de dienst Spoedgevallen toe en je vertegenwoordiger is niet gekend/tijdig bereikbaar is.

In dergelijke gevallen wordt het ‘break the glass’-principe toegepast: de zorgverlener krijgt (uitzonderlijk) toegang en moet de reden in het systeem motiveren. Deze toegang wordt ook gelogd.

Administratieve toegang

Administratieve medewerkers kunnen enkel bepaalde delen van het dossier raadplegen, nodig voor de administratieve verwerking. Ook zij zijn gebonden aan discretie. Elke inzage of wijziging in het medisch dossier wordt automatisch geregistreerd.

Uitsluiting van een zorgverlener

U kan als patiënt een zorgverlener uitsluiten van toegang tot uw patiëntendossier. Dat betekent dat deze persoon, in principe, geen toegang meer krijgt tot uw medische gegevens.

Dit kan:

  • Preventief (bijvoorbeeld wanneer uw ex-partner in het ziekenhuis werkt).
  • Ongeacht of er een therapeutische relatie is of was.

Hoe registreer ik een uitsluiting?

  • Door het uitsluitingsformulier in te vullen, en dit per e-mail, per post of fysiek te bezorgen aan ZOL, samen met een kopie van de identiteitskaart.
    Per post kan deze brief gericht te worden aan 'Ziekenhuis Oost-Limburg, Data Protection Officer, Synaps Park 1, 3600 Genk'.
    Per e-mail dient dit te gebeuren naar: dpo@zol.be.

  • Via het overheidsplatform: www.mijngezondheid.be – deze uitsluitingen gelden voor het eHealth-platform, maar staan los van het ZOL-systeem. Er is dus geen automatische koppeling tussen beide systemen.

Gelieve rekening te houden met een verwerkingstijd van 10 dagen voor de registratie van de uitsluiting na het indienen van de aanvraag.

Wie kan uitgesloten worden?

Elke zorgverlener, bijvoorbeeld een arts, maar ook een verpleegkundige of psycholoog. De uitsluiting gebeurt op naam. Het is niet mogelijk om een hele groep of afdeling uit te sluiten. De betrokken zorgverlener wordt persoonlijk op de hoogte gebracht. De blokkering/uitsluiting is niet onzichtbaar en gebeurt niet automatisch.

Wat is de draagwijdte van een uitsluiting?

De uitgesloten zorgverlener mag uw patiëntendossier niet meer raadplegen.

Let op:

Uw naam kan nog wel verschijnen op aanwezigheidslijsten of aanvragen (bijvoorbeeld bij radiologie), om de werking van de dienst niet in het gedrang te brengen.

Een uitsluiting zou ok de kwaliteit van de zorg in het ziekenhuis kunnen beïnvloeden.

  • Een uitgesloten zorgverlener mag in principe geen zorg verstrekken, ook niet tijdens de wachtdienst.
  • Een patiënt moet mogelijk doorverwezen worden naar een andere dienst of ziekenhuis, indien op de huidige dienst meerdere zorgverleners uitgesloten zijn.
  • ​Als een uitgesloten zorgverlener geen toegang tot noodzakelijke informatie krijgt, kan de behandelrelatie stopgezet worden om risico’s te vermijden.

Hoe lang blijft een uitsluiting geldig?

Een uitsluiting blijft van kracht tot u ze zelf stopzet. Stopzetten gebeurt op dezelfde manier als de aanvraag tot uitsluiting, nl. via het uitsluitingsformulier.

Tijdelijke doorbreking van een uitsluiting

In uitzonderlijke situaties mag een uitgesloten zorgverlener tijdelijk toch toegang krijgen tot het patiëntendossier, om uw gezondheid en de continuïteit van de zorg te waarborgen.

Voorwaarden:

  • Enkel bij een medische urgentie.
  • De zorgverlener moet motiveren waarom toegang nodig is (break the glass-principe).
  • De toegang is in principe beperkt tot 24 uur.
  • De toegang wordt gelogd en gecontroleerd.

Voorbeelden:

  • De uitgesloten zorgverlener is als enige beschikbaar tijdens een wachtdienst of nachtdienst.
  • Er is sprake van een medische urgentie waarbij dringend handelen vereist is.
  • Wanneer de uitgesloten zorgverlener de nachtdienst heeft, geen andere collega beschikbaar is en de patiënt ‘s nachts verzorgd moet worden.
  • Wanneer de organisatie van een dienst het niet toelaat dat de patiënt behandeld wordt door een andere zorgverlener.

Hebt u vragen over de uitsluiting van een zorgverlener of de tijdelijke doorbreking van een uitsluiting? Dan kan u terecht bij de Ombudsdienst (ombudspersoon@zol.be). De ombudsdienst kan ook nagaan wie al dan niet uw dossier heeft geraadpleegd.

Vragen of klachten?

Bij vermoedens dat een zorgverlener onterecht uw dossier heeft geraadpleegd, kan u contact opnemen met de Ombudsdienst (ombudspersoon@zol.be). Indien blijkt dat er onterecht toegang is geweest, kan de zorgverlener hierop worden aangesproken.

 

 

 

 

 

 

 

 

Agenda

Momenteel geen agenda-items

 

© 2025 Ziekenhuis Oost-Limburg