Studie starten

Alvorens een dossier bij het Comité Medische Ethiek ingediend mag worden, dient de Clinical Trial Unit het dossier te beoordelen.  Om een dossier in te dienen bij de CTU moet u dit mailen naar ctu@zol.be . Onder het punt algemene info kan u de verschillende aspecten vinden waarop een studie beoordeeld wordt. Meer informatie met betrekking op uw persoonlijk dossier vindt u terug in dit onderdeel. Denk eraan dat indien het multi-centrische studie betreft het dossier in alle centra gelijktijdig moet ingediend worden!

Om besproken te worden tijdens de eerstvolgende vergadering moet het dossier ten laatste 14 kalenderdagen vooraf volledig in bezit zijn van het secretariaat Comité Medische Ethiek. Wanneer een studie ontvankelijk is verklaard, krijgt de onderzoeker een bevestiging via email.​

Documenten

Een volledig dossier bestaat uit volgende documenten met versienummer en datum. Volgende documenten met versienummer en datum moeten terug te vinden zijn in het dossier bij indiening:

  1. ​Indieningsbrief
    Deze brief dient zeker getekend te zijn door de onderzoeker van Ziekenhuis Oost-Limburg.
  2. ​Aanvraagformulier​
    Dit document is identiek voor alle ziekenhuizen waarvan het logo bovenaan vermeld staat. Belangrijk hierbij is het vermelden van de opdrachtgever en de onderzoeker in het ZOL. Enkel een volledig ingevuld exemplaar zal de goedkeuring verkrijgen.
  3. Patiënteninformatie en toestemmingsformulier (+ wettelijke vertegenwoordiger + noodsituatie)
    Wij wijzen erop dat de voorbeelden die ter beschikking staan slechts een richtlijn zijn en bijgevolg grondig moeten nagelezen en zo nodig aangepast worden voor uw specifiek onderzoek.
  4. Verzekeringsattest
    Voor studies waar  ZOL de sponsor van de studie is, wordt er een no fault verzekering door het ZOL voorzien. Het attest kan bekomen worden via CTU@zol.be.  Dit attest wordt jaarlijks vernieuwd. Enkel Belgische onderzoekscentra zijn hierin geïncludeerd.​
  5. Curriculum Vitae onderzoeker
    Het Comité Medische Ethiek vereist een curriculum vitae van de onderzoeker binnen het ZOL om zijn/haar bekwaamheid te kunnen beoordelen.
  6. Protocol
    Deze beschrijving geeft verschillende aspecten van het onderzoek weer: het doel, het ontwerp, de methodologie, de organisatie en de statistieke interpretatie. Dit is toegelaten in een andere taal dan het Nederlands, indien deze te uitgebreid is. Maar in dit laatste geval dient er echter een Nederlandstalige samenvatting voorzien te worden.
  7. Brochure van de onderzoeker
    Dit is een compilatie van klinische en niet-klinische gegevens bekomen door voorgaande studies over het onderzochte medicijn of over producten die relevant zijn voor de studie. Mogelijk kan dit ook een gebruiksaanwijzing zijn.
  8. Onderzoeksovereenkomst voor klinische studies die in het Ziekenhuis Oost-Limburg A.V. (hierna genoemd "ZOL") plaatsvinden

    Er wordt één multi partijen overeenkomst voorzien per studie met daarin de financiële afspraken per betrokken partij.  In het ziekenhuis handtekenen de zelfstandig werkzame hoofdonderzoeker,  ZOL en de ondersteunende diensten allen mee de overeenkomst. 

    Deze overeenkomst dient voorafgaand nagekeken te worden door de juridische dienst. Hiervoor wordt een vergoeding aangerekend. Het juridisch nazicht kan slechts worden opgestart nadat de sponsor schriftelijk bevestigd heeft hiermee akkoord te gaan en diens facturatiegegevens hiertoe bezorgd heeft.  Voor meer informatie over de vergoeding kan men contact opnemen met het secretariaat.

    Zodra een ontwerp van contract wordt toegestuurd naar de hoofdonderzoeker van de site, ziet deze erop toe dat alle betrokken actoren advies en/of goedkeuring verlenen bij dit contractvoorstel.  Zodra eensgezindheid wordt bereikt over de definitieve versie van het contract, wordt het definitieve contract ter ondertekening opgestuurd naar de hoofdonderzoeker in zoveel exemplaren als er partijen zijn. De hoofdonderzoeker laat het contract door alle partijen ondertekenen en bezorgt aan elke betrokken contractspartij één getekend exemplaar terug.

    Indien het CME van ZOL een uniek advies verleent, dient de overeenkomst alvast gehandtekend te zijn bij de EC indiening,
    Indien het CME van ZOL een lokaal advies verleent, volstaat bij de EC indiening een ongetekende versie van de overeenkomst.

    Klinische studies kunnen slechts effectief opgestart worden, nadat het CME van ZOL een positief advies gaf en de overeenkomst effectief getekend is.  

  9. Betalingsbewijs of vermelding contactpersoon voor facturatie
    Meer informatie over vrijstellingen, te betalen bijdragen en facturatie kunt u vinden onder betaling.
  10. Vertrouwelijkheidsdocument
    Dit document dient ondertekend te worden door iedere student of derde persoon die toegang wenst te hebben tot het medisch dossier van een patiënt. Enkel op deze manier kunnen de gegevens en de privacy van de patiënt gewaarborgd worden.

Wanneer een dossier niet volledig is, doordat één van bovenstaande documenten ontbreekt, zal de studie niet ontvankelijk verklaard worden. Dit betekent eveneens dat de datum van indiening later bepaald wordt door de datum van indiening van het volledig dossier. Indien er een ernstige tekortkoming is qua inhoud is er een stopzetting van de klok tot herindiening. Voor retrospectieve studies is er geen toestemmingsformulier en verzekeringsattest nodig. Opgelet men dient hier wel te allen tijde de privacy van de gegevens te verzekeren. Het gebruik van gecodeerde gegevens is dus verplicht voor deze studies. Indien u nog verdere vragen heeft omtrent de indiening van een studie, aarzel dan niet om het secretariaat Comité Medische Ethiek te contacteren!

Verantwoordelijkheden

De onderzoeker dient de wet van 7 mei 2004 betreffende experimenten op de menselijke persoon en bijhorende koninklijke besluiten te kennen. In het aanvraagformulier moeten volgende zaken correct vermeld zijn:

  • Opdrachtgever (commercieel of academisch?)
  • Is het een mono- of multicentrische studie
  • Geeft ZOL het uniek advies
  • Contactpersoon voor de studie

Studies met geneesmiddelen en sommige studies met “medische hulpmiddelen” moeten door de opdrachtgever gemeld worden bij de minister van Volksgezondheid (=het FAGG). Deze mogen slechts aanvangen op voorwaarde dat het FAGG geen bezwaren kenbaar heeft gemaakt binnen de wettelijke termijnen zoals beschreven in art.13 van de Belgische wet van 7/5/2004 inzake experimenten op de menselijke persoon. Voor bepaalde studies met medische hulpmiddelen gelden eveneens wettelijke termijnen (zie KB van 17/3/2009).

Betaling

De bijdragen voor een Comité Medische Ethiek zijn wettelijk bepaald volgens het Koninklijk besluit van 15 juli 2004. Indien het een academische studie betreft is er een vrijstelling voorzien.

Firma’s dienen het document invoice details in te vullen en terug te sturen naar ec.submission@zol.be.
Bij betaling vragen we in de mededeling EC xx/xxx te vermelden. Graag ontvangen we nadien het betalingsbewijs op ec.submission@zol.be.

Advies

Een dossier moet ten laatste 14 kalenderdagen voor de volgende vergadering ingediend zijn om besproken te worden. Na de vergadering wordt een advies geformuleerd. Dit kan negatief, positief of voorlopig zijn. Hierbij wordt ook rekening gehouden met adviezen en opmerkingen van lokale ethische comités. Implicaties van de verschillende soorten adviezen:

  • Negatief advies:
    De onderzoeker mag zijn onderzoek niet starten en moet zijn dossier opnieuw indienen. Hij kan indien hij dit wenst een aangepast dossier opnieuw indienen.
  • Voorlopig advies:
    De onderzoeker krijgt 30 dagen de tijd om de opmerkingen van het Comité Medische Ethiek te beantwoorden. Indien er documenten herwerkt moeten worden, dienen deze te zijn voorzien van hetzelfde versienummer met aangepaste datum. Verder moeten de aangebrachte wijzigingen duidelijk worden weergegeven in het document. Dit doet men door tekstmarkering of een wijzigingsdocument. Bij goedkeuring van de aangepaste documenten van het Comité Medische Ethiek zal een gunstig advies opgesteld worden.
  • Gunstig advies:
    De onderzoeker kan starten met zijn studie in alle betrokken centra.

De originele adviesbrief zal steeds per (interne) post verzonden worden aan de onderzoeker die het dossier ingediend heeft. Een digitale kopie wordt verstuurd naar het FAGG, en eventuele andere contactpersonen (lokale ethische comité, studenten, firma’s).

Indien het Comité Medische Ethiek Ziekenhuis Oost-Limburg het lokaal advies geeft, zal binnen de 25 dagen na ontvangst van het dossier een advies verstuurd worden naar het Centraal Ethisch Comité.Bij unieke studies ontvangt de onderzoeker een uitnodiging om zijn dossier toe te lichten tijdens de eerstvolgende vergadering. Wanneer het om een multi-centrische studie gaat, zal een adviesvraag verstuurd worden naar de lokale ethische comités.

Enkel na het gunstig advies van het Comité Medische Ethiek dat het uniek advies geeft, kan een studie gestart worden. Indien dit eerder gebeurt is het Comité niet aansprakelijk en ligt de verantwoordelijkheid volledig bij de onderzoeker.

Jaarlijks voortgangsrapport

De onderzoeker moet jaarlijks een voortgangsrapport bezorgen aan het Comité Medische Ethiek.

Amendement

Een amendement of wijziging kan enkel geëvalueerd en eventueel goedgekeurd worden na een gunstig advies van het dossier. Het ZOL voorziet geen specifieke documenten voor de indiening van een amendement. Belangrijk is dat er een toelichtingsbrief geschreven wordt met de motivatie van de aanpassing erop. Dit moet echter wel nog aangepast worden voor uw specifieke studie!

Een amendementsvraag is verplicht voor substantiële wijzigingen in documenten, toevoegingen van sites en veranderingen van hoofdonderzoekers. Gelieve dus rekening te houden met volgende procedure indien u aanpassingen wenst te doen:

  • Het Centraal Ethisch Comité op de hoogte brengen van het soort wijziging.
    • Indien men een site wenst toe te voegen, wordt een adviesvraag verstuurd door het Comité Medische Ethiek naar de bijkomende site. De onderzoeker is verplicht het dossier bij de bijkomende site in te dienen op dezelfde dag als de amendementsvraag.
    • Bij een verandering in documenten (vb.: protocol, patiënteninformatie, vragenlijsten, toestemmingsformulier,…) moet men aanpassingen markeren of samenvatten in een document.
    • Bij een verandering van de onderzoeker, moet men het curriculum vitae van deze persoon indienen ter beoordeling.

Pas na de goedkeuring van het amendement door het Centraal Ethisch Comité kan de wijziging doorgaan, of gebruikt worden. Het Centraal Ethisch Comité verstuurt de goedkeuring naar de lokale ethische comités en het FAGG. Het is de taak van de onderzoeker om na de goedkeuring veranderde documenten of het curriculum vitae door te geven aan de lokale ethische comités. Indien er sprake is van een substantieel amendement dient er een bijdrage betaald te worden aan het Comité dat het uniek advies uitbrengt.

SUSARS & SAE

Een Suspected Unexpected Serious Adverse Reaction, kortweg SUSAR is een onverwachte ernstige bijwerking, die niet beschreven staat in de patiënteninformatie Het is de verantwoordelijkheid van de sponsor en de onderzoeker om dit te evalueren en hiermee rekening te houden. Indien dit gebeurt in het ZOL waarbij ZOL het uniek advies geeft, moet de onderzoeker dit melden aan het Comité Medische Ethiek met bijhorende evaluatie van het voorval. Dit is echter enkel noodzakelijk in onderstaande gevallen:

  1. ​​Wanneer deze commissie optreedt als centraal (leidend) ethisch comité voor de betreffende studie en indien het ingediende individuele rapport handelt over een SUSAR die in België voorgekomen is.
  2. Ofwel als het een notificatie van zesmaandelijkse, jaarlijkse of finale rapporten (listings) betreft (onafgezien van het land waar de SUSAR's voorgekomen zijn).

Gelieve bij het opstellen van een veiligheidsrapport rekening te houden met onderstaande criteria:

  • Intern referentienummer van de studie in het ZOL
  • Titel van de studie met EudraCT-nummer of B-nummer
  • Melding van individueel, zesmaandelijks, jaarlijks of finaal rapport
  • Eventuele vermelding van het land bij grotere lijsten

In geval van overlijden van een patiënt of als deze zich in een levensbedreigende situatie bevindt is een onmiddellijke melding verplicht. In alle andere gevallen is de meldingstijd 15 dagen. Tevens moet de onderzoeker jaarlijks een rapport van de evolutie van de studie te bezorgen via het secretariaat Comité Medische Ethiek.

Een Serious Adverse Event of SAE is een ernstig ongewenst voorval. Dit dient door de onderzoeker gemeld te worden aan de opdrachtgever. Het leidinggevend Comité voor Medische Ethiek dient hiervan steeds op de hoogte gesteld te worden, zeker wanneer het een overlijden van een patiënt betreft.

Bij medicatiestudies dient men in geval van een ernstig ongewenst voorval uiterlijk 7 dagen nadat de opdrachtgever van het geval kennis heeft gekregen het bevoegde Ethisch Comité te verwittigen.
Bij onderzoeken met medische hulpmiddelen dient de rapportering te gebeuren conform de GCP-principes (ISO 14155 : 2011).
Bij elke andere studie gebeurt de rapportering volgens ICH-GCP, met als prioriteit de veiligheid van de patiënt.

Eenmaal per jaar verstrekt de opdrachtgever aan het bevoegde Ethisch Comité een lijst van alle vermoedens van ernstige bijwerkingen die zich in die periode hebben voor gedaan evenals een rapport betreffende de veiligheid van de deelnemers.

Een onmiddellijke melding aan het Comité Medische Ethiek is noodzakelijk in volgende gevallen:

  • Overlijden
  • Levensbedreigende situaties
  • (verlengde) hospitalisatie
  • Handicap
  • Onmacht
  • Congenitale of geboorteafwijkingen

Afsluiten van een studie

Het einde van een proef moet de opdrachtgever steeds melden aan het Comité Medische Ethiek. Dit dient te gebeuren binnen de 90 dagen na stopzetting van het experiment. Indien er sprake is van een vroegtijdige stopzetting moet de reden hiervan duidelijk vermeld zijn en is de termijn van melding 15 dagen.

In een begeleidend schrijven dient men onderstaande informatie te vermelden:

  • Is het beëindigen van de studie lokaal of algemeen?
  • Afsluiting inclusie van proefpersonen.
  • Laatste bezoek van laatste patiënt.
  • Sluiting van een onderzoekscentrum nadat alle gegevens verzameld en nagekeken zijn.

Wanneer voor een studie een EudraCT nummer toegekend is, moet men het “End of Trial” formulier toevoegen. Dit is enkel van toepassing bij interventionele proeven met geneesmiddelen. Dit kan men verkrijgen via het secretariaat Comité Medische Ethiek.

Vergaderdata

Elke maand, behalve in juli en augustus, komen de leden samen om de dossiers te beoordelen en een advies te vormen. Onderzoekers of hun afgevaardigde van unieke studies, zijn verplicht hun dossier te komen toelichten. Een toelichting is enkel mogelijk als het dossier tijdig ingediend was, met name 14 kalenderdagen voor de vergaderdatum.

In sommige gevallen (zoals een amendement) kan een beperkt aantal leden optreden in naam van het Comité Medische Ethiek.

© 2019 Ziekenhuis Oost-Limburg