ZOL blijft een financieel gezond ziekenhuis

“We volgen met argusogen wat de overheid gaat doen. Minister Vandenbroucke heeft zijn plan voor de hervorming van de ziekenhuizen in januari op tafel gelegd. De impact kan op alle vlakken gigantisch groot zijn. Dus blijft het een continu afwegen van wat we nu al kunnen doen en wat we op langere termijn moeten plannen, zonder daarbij het ruimere plaatje uit het oog te verliezen. Maar we maken ons klaar voor de toekomst. Zo is er het masterplan dat uitgewerkt is. Financieel zal dit een heel groot effect hebben. We kunnen dit alleen maar uitvoeren mits subsidies van de Vlaamse Overheid. Een aantal noodzakelijke verbouwingen zijn echt wel dringend. Daarvoor is ons precair dossier klaar en overgemaakt aan de overheid.”

Elke Panis, financieel-administratief directeur
Katrien Bortels, administratief manager.

Hoe is de fusie binnen het Financieel-administratief departement verlopen?

Elke Panis: “We zijn één ziekenhuis qua rechtspersoon maar daarnaast zijn ZOL Genk en ZOL Maas en Kempen ook twee apart erkende ziekenhuizen. Dit betekent dat we financieel in tweevoud moeten werken. We hebben nog twee boekhoudingen, twee aparte facturaties en ook twee verschillende kostenregelingen met de artsen. Al werken we samen met de medische raden hard om te kunnen overstappen naar één kostenregeling.”

“Op dienstniveau hebben we qua werking wel al veel geïntegreerd. De diensten Boekhouding, Facturatie, Patiëntenadministratie en Debiteurenadministratie zijn onder één leidinggevende terecht gekomen. Alleen bij Minimale Ziekenhuisgegevens (MZG) is dat niet het geval. Maar er wordt uiteraard wel nauw en goed samengewerkt. Eigenlijk is het departement heel snel in mekaar gevloeid.”

De fusie is er ook gekomen vanuit een financiële noodzaak. Wat waren op dat vlak de grote uitdagingen?

Elke Panis: “Door een aantal uitzonderlijke opbrengsten was het resultaat van ZMK in het laatste pre-fusie jaar positief. De jaren voordien zaten de cijfers wel regelmatig in het rood. Hieruit bleek duidelijk dat het voor Maaseik moeilijk zou zijn om op lange termijn autonoom financieel leefbaar te zijn.”

Wat zijn dan de opties om een dergelijke site wél rendabel te maken?

Elke Panis: “Doordat je een aantal zaken kan samendoen en functies kan samenvoegen, kan je kostenefficiënter werken. Ook voor de aankoopstrategie heeft dit impact. Maar belangrijker nog is dat je die campus verder kan uitbouwen omdat hij deel uitmaakt van een groter geheel. We zullen meer activiteit kunnen genereren. Dat wordt nu zelfs al merkbaar. In die zin dat we zelfs al ernstige plannen hebben om uit te breiden. Met onder andere een volledige raadplegingsblok en extra operatiezalen. In dat opzicht heeft de fusie al een zekere dynamiek op gang gebracht.”

Katrien Bortels: “De insteek is van bij het begin geweest om te luisteren naar hoe men in Maaseik werkte. Het was niet onze bedoeling om de procedures van Genk zo maar in Maaseik op te leggen. We merkten al snel dat we van elkaar kunnen leren. Bijvoorbeeld door ook de goede zaken in het softwarepakket waar zij mee werkten mee te nemen naar de ontwikkeling van een nieuw ERP pakket waar iedereen zich goed in voelt.”

Wat kan er gezegd worden over de jaarrekening 2021?

2021 is het eerste jaar dat we de boekhouding afsluiten na de fusie. Het was dan ook heel spannend om te weten wat de fusie als effect zou gehad hebben op het resultaat. Zoals gezegd moeten we van overheidswege 2 aparte boekhoudingen maken. Maar we zijn één rechtspersoon met één Raad van Bestuur en dus gaan we de resultaten ook samentellen en gezamenlijk rapporteren.

We zijn dan ook heel tevreden dat we een positief resultaat van 5 mio € kunnen voorleggen in 2021. Als we kijken naar de aparte erkenningen betekent dit een resultaat van 4,4 mio voor ZOL Genk en 0,6 mio voor ZOL Maas en Kempen. Dit lijkt veel maar als we dat procentueel ten opzichte van onze omzet vertalen, betekent dit een resultaat van om en bij 1%. Dus in absolute cijfers een hoog bedrag, maar relatief gezien is dit absoluut het minimum resultaat dat we nodig hebben om financieel gezond te blijven en onze ambities te kunnen realiseren.

Wat betreft het afsprakenbeleid. De digitalisering zet zich verder. Heeft dat ook impact gehad bij de integratie van de werking van de 2 ziekenhuizen?

Katrien Bortels: “We waren in Genk al bezig om dat verhaal te schrijven en deels ook al uit te voeren. Met de integratie van HiX in Maaseik kunnen we nu op dezelfde manier afspraken boeken. En daar zijn we blij om. De patiënt mag geen verschil in werking merken tussen de ziekenhuizen. Het is onze absolute prioriteit om het maken van online afspraken verder uit te bouwen. Ons patiëntenportaal (mijnzol.be) is hierbij cruciaal. Niet enkel voor het maken van afspraken want in de toekomst willen we dit portaal ook gebruiken voor het online inschrijven. Meer digitaal en minder telefonisch blijft op alle fronten de uitdaging. En vooral een vlotte service voor de patiënt die we 24 uur op 24 willen aanbieden.”

Een andere grote uitdaging die voor ons ligt zijn de noodzakelijke infrastructuurwerken die op ons afkomen.

Elke Panis: “We moeten durven vooruit kijken, 10 tot 15 jaar zelfs. En dan kom je in een ambitieus huis zoals dit uit op hele grote werken en dus ook bij hoge bedragen. Vandaar ook dat we de ereloonsupplementen in 2021 opgetrokken hebben naar 150%. Die bijkomende 50% gebruiken we om het bouwfonds te spekken. Maar de middelen die we daar mee kunnen genereren zijn ruim onvoldoende om alle plannen die op tafel liggen te kunnen realiseren.”

“Dat kan je als ziekenhuis uiteraard niet zelf ophoesten, daar moet je voor naar de overheid kijken. We zijn volop bezig met de nodige dossiers op te maken maar we hebben geen enkele duidelijkheid over het moment waarop er fondsen onze richting zouden kunnen uitkomen. Dus blijft het een continu afwegen van wat we nu al kunnen doen en wat we op langere termijn moeten plannen, zonder daarbij het ruimere plaatje uit het oog te verliezen. Een aantal werken zijn echter dringend noodzakelijk en daarvoor hebben we een precair dossier klaar- en overgemaakt aan de overheid. Afwachten nu wat er uit de bus valt.”

“We zijn een financieel gezond ziekenhuis maar dat wil niet zeggen dat we geld genoeg hebben om alles te doen wat we nodig hebben. Daarvoor hebben we absoluut de VIPA gelden nodig.”

Covid dan. Het is aan het onthaal dat de blijvende impact van Covid het meest zichtbaar is. Hoe zal dit verder evolueren?

Katrien Bortels: “We zijn inderdaad geëvolueerd van een open ziekenhuis, naar een tussenfase die heel erg gesloten was en dan tussen de golven heen en hopelijk in de endemische fase naar het huidige – zeg maar – luchthavenverhaal. Wanneer je in het ziekenhuis moet zijn ben je heel welkom, maar de tijd dat het ziekenhuis een soort marktplaats was waar je zomaar voortdurend kon binnenlopen, die ligt wel achter ons. Dit biedt zeker ook voordelen. Het geeft een gevoel van veiligheid en toegankelijkheid voor mensen die verwacht worden in het ziekenhuis.”

“De toegangspoortjes spelen daar een belangrijke rol in. Ze laten ons toe om ons bezoekersbeleid te sturen. Nu was dat voor Covid maar in de toekomst kan dat ook voor andere zaken zijn. Een neveneffect is echter wel dat de onthaalfunctie van onze onthaalmedewerkers totaal veranderd is. Het sociale contact is wat verdwenen en gebeurt nu eigenlijk eerder aan de inschrijvingen. Dat menselijke aspect toch behouden bij het binnenkomen van het ziekenhuis vormt een grote uitdaging. We willen er absoluut voor blijven gaan dat mensen zich welkom voelen als ze in ons ziekenhuis moeten zijn.”

Zal ook de functie van de poortjes uitgebreid worden?

Katrien Bortels: “Onze toekomstvisie is om het traject van de patiënt meer te digitaliseren. Er zijn heel wat ideeën die we de komende jaren verder willen uitwerken. Als de patiënt voorafgaand aan het bezoek aan het ziekenhuis van thuis uit al veel digitaal in orde kan brengen, geeft dat ook nieuwe mogelijkheden voor onze administratieve medewerkers. We kunnen dan opnieuw meer tijd maken voor mensen die het digitaal wat moeilijker hebben of specifieke vragen hebben. Bovenal willen we er voor blijven gaan dat mensen die in het ziekenhuis komen een WOW gevoel ervaren.”

Welke impact heeft Covid op het Financieel-administratief departement gehad?

Elke Panis: “Op financieel vlak heeft de overheid heel snel middelen voorzien. Deze middelen waren absoluut noodzakelijk om ook in 2020 en 2021 tot een positief resultaat te kunnen komen. Het moeilijke is dat we pas in 2023 gaan weten hoe definitief de toegewezen fondsen zijn. Want tot nu toe gaat het nog steeds om voorschotten. Er heerst nog wat onzekerheid dus.

Wat er ook bij kwam was dat we dagelijks 7 dagen op 7 gegevens omtrent Covid tijdig bij Sciensano moesten aanleveren. Onze cel datarapportering en dienst MZG hebben daar een belangrijke rol in gespeeld. En voor onze dienst Facturatie waren er heel wat wijzigingen in nomenclatuur waardoor ook daar Covid een belangrijke impact heeft gehad.”

Katrien Bortels: “Los daarvan merken we dat niet alleen door Covid mensen en gezinnen het financieel steeds moeilijker krijgen. Onze debiteurendienst wordt daar dagdagelijks mee geconfronteerd. Die dienst moet écht de missie van het ziekenhuis uitdragen. We willen toegankelijk blijven en net daarom hechten we veel waarde aan het debiteurenproces. Daar willen we echt het verschil maken door mensen die het moeilijk hebben te ondersteunen. Dit verhaal willen we ook voor onze 2 ziekenhuizen op dezelfde manier uitrollen.”

Elke Panis: “Op meer operationeel vlak hebben we de succesvolle invoering van het thuiswerk en het digitaal vergaderen gehad. Ondertussen is het goed dat onze medewerkers terug meer fysiek aanwezig kunnen zijn en op die manier ook terug meer sociaal contact hebben met hun collega’s. Het is voor ons belangrijk om een goed evenwicht te vinden tussen thuiswerk en werken in ZOL. Dit is zeker een uitdaging voor de komende jaren. We moeten de goede zaken die Covid ons gebracht heeft, zeker ook bewaren.”

Hoe ziet de toekomst van het ziekenhuis er op financieel vlak uit?

Elke Panis: “We volgen met argusogen wat de overheid gaat doen. Minister Vandenbroucke heeft zijn plan voor de hervorming van de ziekenhuizen in januari op tafel gelegd. De impact kan op alle vlakken gigantisch groot zijn. Wij zijn een financieel gezond ziekenhuis en we willen dat absoluut zo behouden. Daarom zullen we goed mee opvolgen wat er gebeurt. Om op die manier ook voor de toekomst de nodige middelen ter beschikking te hebben om de ambities die ons ziekenhuis nog heeft te kunnen realiseren.”