Patiëntenplatform en HiX op kruissnelheid

“Het geïntegreerde EPD en het patiëntenplatform zijn er, nu ook in Maaseik. Het technisch realiseren van deze fusie heeft het grootste stuk van de ICT middelen in 2022 in beslag genomen. Nu is het zaak om dit platform inhoudelijk sterker uit te werken. Je moet in zo’n traject soms wat doorduwen om opgestart te raken. Je moet prioritiseren, anders loop je vast. Nu moeten we vooral actief op zoek naar verbetering en meerwaarde binnen wat we hebben. Van hoe krijgen we er meer in, naar hoe krijgen we er meer uit.”

dr. Peter Thijs, directeur ICT en Kwaliteit
Joris Thys, IT programmamanager.

Welke vlucht heeft digitalisering de laatste jaren genomen en blijft deze trend zich verder zetten?

Peter Thijs: “Het gaat heel hard. Zoveel verloopt intussen digitaal. Hoe we werken, ons sociale leven organiseren, hoe we leren, kopen … noem maar op. En het versnelt alleen maar. Het lijkt allemaal zo vanzelfsprekend dat alles geconnecteerd en ‘onmiddellijk’ is, maar dat is het niet. We moeten als IT-ers achter de schermen voortdurend sleutelen aan onze infrastructuur en systemen om deze groei op te vangen. Enkele maanden geleden is een compleet nieuw wifi-netwerk uitgerold. Ons bedraad netwerk is de voorbije 2 jaar volledig vernieuwd en is nu een factor 10 sneller. Onze datacenters werden enorm uitgebouwd de laatste jaren. Allemaal om ervoor te zorgen dat we voldoende capaciteit hebben voor steeds meer beelden, steeds meer geconnecteerde medische toestellen en steeds meer bandbreedte voor alle toepassingen en voor al onze bezoekers. Het volgende jaar staat de modernisering ingepland van alles wat telefonie betreft naar een modern communicatieplatform. Als niemand goed beseft dat dit soort werken continu gebeuren zijn we goed bezig, want het ziekenhuis blijft altijd 24/24 operationeel, we kunnen nooit even down.”

Joris Thys: “Vergeet daarbij ook het luik security niet. Typisch iets wat je niet meteen ziet maar waar enorm veel aandacht en tijd aan besteed wordt.”

Peter Thijs: “Klopt. We staan in een continue spreidstand. Onze systemen moeten én meer open worden, beter geconnecteerd, toegankelijk van thuis uit, van overal, én meer gesloten om ongewenst bezoek buiten te houden. Dat betekent soms restricties inbouwen die niet altijd populair zijn, maar ook dat je hele infrastructuur voortdurend up to date moet zijn. Onze servers en pc’s moeten steeds op de laatste versies draaien om criminelen voor te blijven die voortdurend zwaktes zoeken in onze verdediging. Vandaar die vele updates en migraties. Er moet ook voortdurend gescand worden naar malware en gemonitord naar verdacht gedrag om te voorkomen dat hackers toegang krijgen tot onze systemen en ons proberen af te persen door computers plat te leggen of data te ontvreemden.”

Uit de toename van de activiteiten op vlak van IT zich ook in de bestaffing van de dienst?

Peter Thijs: “Onze dienst bestaat nu – na de fusie met ZMK – uit zo’n 45 mensen. We zijn behoorlijk gegroeid de laatste jaren, maar 45 pax is qua bestaffing een gemiddeld aantal voor een ziekenhuis van onze omvang. Het is heel moeilijk om nieuwe mensen te vinden. We concurreren in de war for talent niet enkel met ziekenhuizen, maar met álle andere bedrijfstakken. IT is overal de groeipoot. Samen met de collega’s van personeelszaken wordt hier voortdurend heel actief rond gewerkt.”

Joris Thys: “We zijn nu vooral op zoek naar specialistische profielen. De tijd van de generalisten ligt achter ons. Vroeger kon je all round ICT’er zijn, nu moet je echt een specialisatie hebben: het security domein, of meer het netwerk domein of meer het applicatieve, enz.”

Was in 2021 de integratie van HiX in ZOL Maas en Kempen het belangrijkste en moeilijkste project voor de dienst ICT?

Joris Thys: “Het meest zichtbare wel, maar wat het moeilijk maakte was dat intussen het werk in Genk en Lanaken niet stopte. Daar moesten we parallel met het werk in Maaseik upgraden naar een volgende HIX versie, HIX 6.2, wat een heel arbeidsintensief project was. Heel veel diensten in ZOL werken met HiX en werden dus geïmpacteerd door zo’n upgrade. Dit moet je zo goed mogelijk voorbereiden, ook samen met de gebruikers. Er verandert van alles, vaak ten goede, maar soms duiken er ook hinderlijke bugs op die moeten weggewerkt worden. Zeker op kritieke diensten zoals het Operatiekwartier en Intensieve Zorgen is er heel weinig ruimte voor problemen. Intussen zaten we ook nog in volle coronacrisis en had de organisatie heel andere prioriteiten. Dit was een uitdaging. ”

Peter Thijs: “Het grootste deel van het werk in zo’n fusie is minder zichtbaar. Het aaneenschakelen van de administratieve processen: patiënten die in Maaseik ingeschreven werden, moesten uiteraard ook in het EPD terecht komen. Het samenvoegen van de radiologie- en de labosystemen, het aan elkaar koppelen van de netwerken, ervoor zorgen dat alle ZOL programma’s ook in Maaseik op de pc’s werken en vice versa, het koppelen van alle toestellen in Maaseik…

Het eigenlijke implementeren van het EPD heeft pakweg 2 maanden geduurd, maar de 9 maanden daarvoor zijn we vooral achter de schermen bezig geweest met het leggen van de funderingen hiervoor.”

Het patiëntenplatform mijnzol.be werd enkele jaren geleden gelanceerd. Zien we een toename in het aantal gebruikers?

Peter Thijs: “Ja, absoluut. Door Covid hebben de mensen geleerd resultaten op te zoeken. Het platform hebben we nu ruim 3 jaar maar de mensen vonden de weg er niet massaal naartoe. Covid heeft dit versneld.”

Joris Thys: “We zitten nu al op 1.700 unieke bezoekers per dag. Ze raadplegen vaak meerdere pagina’s. Het zit ook goed in mekaar. De patiënt kan heel mooi zijn brieven en resultaten zien of een afspraak maken. We hebben mijnzol.be ook gebruikt om intern slots aan te bieden voor de vaccinatie van onze medewerkers. Dat liep probleemloos en werd vanaf minuut één massaal gebruikt. Daar willen we verder heel hoog op inzetten. Het boeken van afspraken door patiënten moet nog veel meer digitaal gebeuren. Dat bespaart enorm veel routinewerk voor de dienst Afsprakenbeheer, waardoor meer tijd vrijkomt om patiënten te helpen met het inplannen van moeilijkere trajecten.”

Joris Thys: “We moeten nu verder kijken hoe we nieuwe projecten kunnen opstarten en niet vastlopen door de veelheid aan vragen. Het aflijnen en structureren van nieuwe projecten wordt steeds belangrijker. Het zorgt ervoor dat de focus van bij het begin helder is zodat er minder moet bijgestuurd worden tijdens de uitwerking. Op die manier worden ook de deadlines beter gehaald. Dat schept duidelijkheid in de keuze van de projecten die je wil realiseren.”

Peter Thijs: “We hebben de voorbije twee jaar veel moeten improviseren door Covid en de fusie. Hopelijk zijn we daar nu wat uit zodat we opnieuw duidelijke prioriteiten kunnen stellen. Over de diverse diensten heen – zowel medisch als ondersteunend – werd hiervoor een gemeenschappelijke stuurgroep opgericht zodat we alle projecten meer geïntegreerd kunnen aanpakken en iedereen vanaf het begin mee is.”

Zijn er los van HiX nog andere grote IT projecten geïnitieerd om ZOL Maas en Kempen en ZOL Genk op dezelfde lijn te zetten?

Peter Thijs: “Er is al heel veel geïntegreerd en gelijkgeschakeld. Maar er liggen toch nog grote uitdagingen voor ons. ZOL Maas en Kempen en ZOL Genk werken momenteel nog met verschillende facturatie- en inschrijvingssystemen. ZOL Genk werkt op Wish en ZOL Maas en Kempen met Oasis. We hebben die 2 systemen via een aantal ingrepen voorlopig aan mekaar gekoppeld. Het is nu zaak om ze te consolideren.

Verder is ook de integratie van de beide apotheken nog een groot project. Dit hopen we tegen de zomer van 2022 af te kunnen ronden. Begin 2023 moet dan het nieuwe ERP systeem live gaan en tegen Q2 2023 moeten de facturatie- en inschrijvingssystemen van de beide ziekenhuiserkenningen samengesmolten zijn in 1 platform.”

Ook de dienst Kwaliteit valt onder jou bevoegdheid en kende in 2021 opnieuw een erg hectisch jaar.

Peter Thijs: “Onze mensen op de dienst Kwaliteit kennen het ziekenhuis van binnen en van buiten. Zij zijn het aanspreekpunt voor tal van bevragingen door de verschillende overheden in ons land. Zij moeten organiseren dat we steeds in orde zijn met alles wat verschillende instanties ons opleggen, dat inspecties zijn voorbereid, dat we met alle normen in orde zijn, dat accreditaties worden gehaald. Het gaat eigenlijk veel breder dan ik vroeger zelf dacht toen ik er nog meer buiten stond.

Er kwam door Covid enorm veel ad hoc werk bij, voortdurend waren er nieuwe vragen en richtlijnen vanuit de overheden, maar ook van binnen de organisatie zelf.
Tussen alle golven door kreeg de dienst Kwaliteit ook met de fusie te maken. Zo is er het voorbije jaar een volledig nieuw documentbeheersysteem operationeel gebracht, Zenya, geïntegreerd voor het hele fusieziekenhuis.

Intussen hebben we onze heraccreditatie bij JCI on hold gezet maar hebben we in 2021 wel met een aantal Vlaamse ziekenhuizen het initiatief genomen om met FlaQuM een eigen kwaliteitsmodel uit de grond te stampen. Een model dat meer aansluit bij onze realiteit en bij de accenten die we vanuit Vlaanderen willen leggen. Ook voor dit project levert de dienst Kwaliteit uitstekend werk, zitten onze collega’s heel actief in alle werkgroepen en zorgen ze ervoor dat de stem van ZOL gehoord wordt.”