Optimale service verlenen aan de zorg

“We hebben het eerste jaar na de fusie gebruikt als studie- en analysefase. In Q4 van 2021 hebben we met de 3 diensten een totaal beleidsplan geschreven voor ons departement. Met een aantal strategische doelstellingen, geënt op de ziekenhuisdoelstellingen en de strategie van het ziekenhuis. Uit die denkoefening zijn 14 projecten gedefinieerd en uitgeschreven. Zij vormen de komende 4 jaar de basis voor de werking van ons departement.”

Benny Stevens, bedrijfskundig directeur
Marnik Stragier, hoofdapotheker

De fusie tussen ZOL en ZMK had ook enkele gevolgen op het directiecomité. Zo werd het Bedrijfskundig departement opgesplitst. Waarom was dit nodig?

Benny Stevens: “Voor de ondersteunende diensten kwam er met Maaseik plots een volledige campus bij. Quasi zonder extra versterking. Dat is een uitdaging. En dus was het logisch dat er een departement bijkwam. Nu, waarom viel de keuze op mij? Apotheek en CSA is een cluster die samen hoort. Daar had ik ervaring in en ook mijn opleiding als apotheker zit daar. Wat betreft aankoop en logistiek deed ik dan weer de nodige ervaring op als manager bij HospiLim. Zo werd de puzzel mijn inziens vrij snel gelegd. Allesomvattend werd de directie trouwens afgeslankt. ZMK directeur Hans Ramaekers zocht andere oorden op en werd niet vervangen. En medisch directeur Frank Claessens werd toegevoegd aan een bestaande directie. Vanuit de fusie is mijn functie de enige die aan het directiecomité werd toegevoegd.”

Hoe is het stroomlijnen van beide ziekenhuizen verlopen?

Benny Stevens: “Je mag dat niet onderschatten. De uitdaging was enorm. Er moesten heel wat zaken en must do’s absoluut in orde zijn voor de fusiedatum. En dus hebben we keuzes gemaakt. Bijvoorbeeld om het ERP systeem van ZMK dat alleen voor de boekhouding draaide op 1 januari 2021 meteen ook up and running te maken voor aankoop en logistiek. Dat was een heel belangrijke beweging. Voorts beschikte ZMK over een kleine aankoopdienst die op 1 januari meteen onder ZOL gezet werd. Idem voor logistiek. Voorlopig nog wel met een team op beide campussen maar daar komt binnenkort verandering in omdat we het logistieke luik vanuit een extern magazijn gaan organiseren. Bovendien zijn er met de wereldwijde logistieke verstoringen enorm veel stockbreuken, vooral in medische verbruiksmaterialen. Dat brengt een voortdurende struggle met zich mee.”

Marnik Stragier: “Ook de integratie van de beide apotheken is goed verlopen. We zijn door de introductie van HiX in december op campus Maas en Kempen daarin vooruit gestuwd. We werken ziekenhuisbreed met hetzelfde EPD maar ook met hetzelfde elektronisch voorschrijfsysteem (EVS) en in die voorschriftmodule gebruiken we hetzelfde gamma aan producten. We hebben ook versneld het formularium op mekaar afgestemd waarin dezelfde aankoopprincipes naar voor zijn gekomen. Omdat we een ziekenhuis zijn met twee erkenningen zijn ook de apotheken nog twee apart erkende diensten. Maar de apotheek in Maaseik wordt wel vanuit Genk mee aangestuurd. Zo gaan we ook de kwaliteitsprocedures die we vanuit ZOL Genk met onze ISO certificering hebben, kopiëren naar Maaseik. Ook evolueren we met ZORGI naar een eengemaakte apotheek pakketomgeving waardoor we on line voortdurend mekaars stock kunnen bekijken. Er is nog één grote werf te gaan, met name het hele patiëntenbeheer en tarificatieverhaal. Meer specifiek gaat het over de integratie van Wish in Genk en Oasis in Maaseik. Wanneer we dat afgerond hebben – maar dat kan nog enkele jaren duren – dan pas kan je spreken van een volledig geïntegreerde apotheek.”

2020 was het jaar van de besmettingen, 2021 dat van de vaccinaties. Ook daar heeft de apotheek een belangrijke rol in gespeeld.

Marnik Stragier: “Inderdaad, dat was een helse klus om te klaren. We hebben daarbij geweldig veel steun gehad vanuit het verpleegkundig departement, o.a. om de vaccins op te trekken, maar het logistiek-organisatorische was inderdaad de verantwoordelijkheid van de apotheek. Er moest veel gepland worden en goed gecommuniceerd met wie de planningen maakte, de juiste vaccins moesten tijdig geleverd worden, enz… Ook de druk om er zo snel mogelijk aan te beginnen was groot. We waren het enige Limburgse ziekenhuis dat alle vaccins aangeleverd kreeg, hetgeen een bijkomende complexiteit en uitdaging met zich meebracht. Het teamwerk in de apotheek maar ook met andere diensten was belangrijk om alles in goede banen te leiden. In totaal zijn er zo meer dan 10.000 vaccins voorbereid en geplaatst.”

Waren er naast Covid en de fusie op vlak van aankoop en logistiek nog andere uitdagingen die op tafel lagen?

Benny Stevens: “We hebben het eerste jaar na de fusie gebruikt als studie- en analysefase. In Q4 van 2021 hebben we met de 3 diensten een totaal beleidsplan geschreven voor ons departement. Met een aantal strategische doelstellingen, geënt op de ziekenhuisdoelstellingen en de strategie van het ziekenhuis. Uit die denkoefening zijn 14 projecten gedefinieerd en uitgeschreven. Zij vormen de komende 4 jaar de basis voor de werking van ons departement. Enkele zaken zijn reeds in gang gezet, andere moeten nog geïnitieerd worden. Doelstelling was om het beleid transparanter te maken naar elke medewerker. Nu gaan we iedere werf fase per fase volgens een specifieke timing opzetten. We zullen goed communiceren over de voortgang van de projecten.”

Marnik Stragier: “In de apotheek hebben we het project ‘ambulante balie’ opgestart. Een steeds stijgend aantal patiënten heeft orale cytostatica nodig of geneesmiddelen die alleen in de ziekenhuisapotheek te verkrijgen zijn. Die patiëntenstroom heeft behoefte aan specifieke communicatie en producten. Het gaat ook meestal over dure medicamenten, dus we moeten dit zo goed mogelijk omkaderen. Net om die service optimaal te kunnen aanbieden hebben we de ambulante balie in het leven geroepen. Dit willen we aanvullen met een eigen apotheekwebsite waarop we een bestelplatform willen initiëren. Bedoeling is hiermee in het najaar van 2022 van start te gaan.”

Benny Stevens: “Wij zijn een ondersteunend departement en dat moet ook altijd de reflex zijn van waaruit we onze diensten aanbieden. Service moet steeds voorop staan, elke medewerker moet doordrongen zijn van het feit dat wij service verlenend zijn aan de zorg.”

Marnik Stragier: “Een ander groot project dat we in 2021 opgestart hebben draait om de toekomst van de geneesmiddelendistributie. Onze hele architectuur van hoe geneesmiddelen op de afdelingen terecht komen, hebben we extern laten ontbenen. De resultaten van die studie willen we nu in de praktijk omzetten. Dat betekent dat we samen met de zorg zullen bepalen hoe geneesmiddelen op de afdeling bewaard kunnen worden en hoe ze zo efficiënt mogelijk aangevuld kunnen worden.”

Benny Stevens: “Ook voor de aankoopdienst moet het adagio zijn dat we ondersteunend zijn en service leveren aan de zorg. Oplossingsgericht meedenken met de interne klant is daarbij zeer belangrijk. Uiteraard binnen het kader van de wet op de overheidsopdrachten, waaraan we gebonden zijn. Het moet de uitdaging zijn om binnen dat kader als aankoopdienst de nodige creativiteit aan de dag leggen om de zorgverlener topservice te leveren en om ten bate van de ziekenhuisfinanciën goede onderhandelingen te voeren.”

“CSA is ook zo’n dienst die fysiek als team zal geïntegreerd worden. Er zijn reeds belangrijke stappen gezet op het vlak van kwaliteitsbeleid en integratie. CSA is een complexe dienst die goed moet gemanaged worden. Er zijn een heel aantal processen die je moet kunnen borgen alvorens je een steriel eindproduct kan afleveren. De interactie met de diensten Technische zaken, Ziekenhuishygiëne en Kwaliteit moet optimaal verlopen.”

Intussen swingen de energieprijzen de pan uit. Ongetwijfeld ook met repercussies voor ZOL?

Benny Stevens: “Absoluut. Gelukkig voeren we in ZOL een beleid waarbij we als een goede huisvader jaren op voorhand contracten vastleggen. Voor 2022 zitten we nog goed maar vanaf 2023 zullen ook wij de gevolgen ondervinden van de stijgende energieprijzen. In vakorganisaties als Zorgnet-Icuro is dit een zeer hot topic aan het worden, temeer omdat de meerkost niet gefinancierd wordt vanuit de overheid. Maar we zitten er kort op. We volgen de prijsevoluties op de voet en proberen goede deals vast te leggen. Dit geldt trouwens voor alle Limburgse ziekenhuizen omdat het aankoopbeleid voor energie door HospiLim gefaciliteerd wordt. Proactief goed blijven opletten en proberen de risico’s zo goed mogelijk te beperken is de boodschap.”