Van de ene dag op de andere veranderde letterlijk alles. Het open huis dat we altijd geweest waren, ging op zaterdag 14 maart 2020 helemaal op slot. Dat heeft een gigantische indruk bij me nagelaten. Mijn medewerkers en ikzelf hebben die eerste dagen zelf patiënten begeleid naar de afdelingen omdat hun naaste familie dat niet meer mocht. Zo stonden plots ook onze mensen van het Administratieve departement mee in de frontlinie. Ze maakten schrijnende situaties mee. Mensen die hun geliefden kwamen afzetten zonder te weten wanneer ze mekaar terug zouden zien. Mensen die via het Dorpsplein een glimp probeerden op te vangen van hun man, vrouw, zoon, dochter, moeder of vader. Zonder mekaar te kunnen spreken. Daar getuige van zijn, dat gaat door merg en been.
Vrij snel ook hebben we onze eigen aanpak in vraag durven stellen. De veiligheid bleef onze voornaamste zorg maar de roep naar menselijkheid en klantvriendelijkheid kon niet genegeerd worden. We hebben deze aspecten steeds hoog in het vaandel gedragen, ze maken deel uit van ons DNA en dat moest snel opnieuw zichtbaar worden. Het bezoekersbeleid werd er - in de mate van het mogelijke - op afgestemd en de herinrichting van de inkomhallen op campus Sint-Jan en campus Sint-Barbara zijn er een rechtstreeks gevolg van. De toegangspoortjes zorgen voor meer veiligheid, privacy en structuur. We bekijken of we hun functie in de toekomst verder kunnen uitbreiden, bijvoorbeeld door ze ook te gebruiken als inschrijvingstool.
Bijkomend was er het financiële aspect. PBM's waren massaal nodig en werden schaars tegen hoge kostprijs. We moesten plots grote betalingen uitvoeren om ervoor te zorgen dat iedereen beschermd was. Soms honderdduizenden euro's in een vingerknip. Terwijl we anders bij wijze van spreken iedere euro drie keer omdraaien alvorens hem uit te geven.
Gelukkig schoot de overheid relatief snel in actie met in april voor ons ziekenhuis een eerste voorschot van 22 miljoen euro. Later kwam daar nog 21 miljoen euro bij. In totaal dus 43 miljoen euro. Maar het blijven voorschotten. De onzekerheid over wat er moet teruggestort worden en over de financiering in zijn geheel blijft groot. Er is wel een KB verschenen dat de financiering van het 1ste semester van 2020 regelt, maar dat KB is er nog niet voor het 2de semester. Dat zorgt voor onrust want normaliter neem je zonder KB de opbrengsten niet op. Maar dat kan uiteraard ook niet, want dan valt de werking van het ziekenhuis stil.
Tegelijkertijd konden we als Financieel departement niet uitsluitend met Covid bezig zijn. Zo hebben we in april 2020 de jaarrekening afgesloten - voor het eerst in volle thuiswerkperiode voor een groot deel van onze medewerkers - en liepen de opmaak van de budgetten en andere financiële verplichtingen gewoon verder. Ook hebben we in volle pandemie een belangrijk akkoord gesloten met de Medische Raad. De eresupplementen werden verhoogd om een sluitend financieel plan te kunnen maken en om verder te kunnen groeien als ziekenhuis. Bijvoorbeeld om grote infrastructuurwerken uit te voeren want de middelen die de overheid hiervoor in de toekomst ter beschikking zal stellen zijn hoogst onzeker.
In de voorbereiding op de fusie met ZMK zorgde ook het financiële luik voor een extra uitdaging. ZOL en ZMK evolueerden naar één juridische rechtspersoon maar blijven een aparte erkenning hebben en dus moet je voor de overheid ook 2 boekhoudingen voeren. Anderzijds is er één Raad van Bestuur die logischerwijs één globaal overzicht wenst. Onze boekhoudkundige opbouw daarop voorzien was een moeilijke evenwichtsoefening. Een oefening die we tegen de start van de fusie op 1 januari 2021 succesvol afgerond hebben.
Intussen zetten we hoog in op het digitaliseren van onze dienstverlening. We willen af van papier. Patiëntenfacturen moeten we digitaal kunnen verzenden. Ook de facturatie met leveranciers moet digitaal.
De overheid buigt zich momenteel over de hervorming van de ziekenhuisfinanciering. We weten niet welke richting dit uitgaat. Toch zullen we ook met een gewijzigde financiering ervoor moeten zorgen dat we financieel gezond blijven en dat we een goed resultaat neer blijven zetten. Dát in combinatie met het voeren van een klantvriendelijk en patiëntveilig beleid blijft de belangrijkste uitdaging in mijn job.
Elke Panis
Financieel-administratief directeur